Avega i Grekland

Hansen

Uppdrag

För tredje året i rad fick vi förtroendet att följa med konsultföretaget Avega på deras årliga utlandskonferens som 2014 var förlagd till semesterparadiset Halkidiki i Grekland. På uppdrag av Hansen levererade vi teknik och personal för 3 dagars intensiv konferens med tillhörande festligheter. Avega samlar ca 400 medarbetare på resan och en förutsättning för ett lyckat genomförande är att teknik och byggnationer fungerar så att alla deltagare får en bra upplevelse. Vårt arbete startar därför flera månader i förväg hemma i Sverige.

Lösning

Ca 4 månader innan genomförandet träffas vi och går igenom förutsättningarna tillsammans med Avega och Hansen. Vi ser över eventplatsen/hotellet, vilka budskap och vilken känsla Avega vill förmedla till gästerna, och hur logistiken ser ut de olika dagarna.

Nästa steg är att göra ett rek på platsen; att helt enkelt att flyga ner till hotellet i Grekland för att säkerställa hur allt ser ut och fungerar. Vi träffar lokal personal, tittar på de olika ytor som skall användas och etablerar kontakter med lokala leverantörer som kan hjälpa till med utrustning. På plats bestämmer vi grovt hur vi vill bygga lösningen och tar med oss nödvändig information hem.

När vi är hemma i Sverige igen ritar vi upp lösningen i 3D. Det gör vi av flera anledningar; för att kunna garantera att lösningen fungerar i verkligheten, för att säkerställa att vi och Avega har förstått varandra rätt, och för att samtliga inblandade i projektet skall ha samma bild av vad som skall göras. Några exempel på hur grundritningarna kan se ut ser du bland bilderna ovan. I det här projektet valde vi att bygga en scenen i/ovanpå poolen, för att skapa en annorlunda inramning med OS-känsla, vilket ställde ovanligt höga krav på byggnationen på plats.

När lösningen godkänts startar vårt koordineringsarbete. Vi bestämmer vilken teknik som behövs för att bygga scen, ljud, ljus och dekor. En del utrustning kan hyras in från lokala leverantörer, annan utrustning skickas ned från vårt lager i Sverige. Oavsett varifrån utrustningen kommer så är det vårt ansvar att säkerställa att allt fungerar på plats.

Ca 2 dagar innan eventet startar flyger vår personal ned till Grekland. Vi bygger upp scen och teknik och säkerställer att allt levereras enligt våra ritningar. Vi är sedan med samtliga dagar och genomför de olika ”körningarna” och de ombyggnationer som krävs mellan dagarna. Efter sista körningen river vi sedan utrustningen, packar ihop den och säkerställer att den hämtas upp för återtransport till Sverige.

Det här projektet genomfördes med 2 st tekniker från Sverige som samarbetade med lokal personal.

 

Liknande case

(Se fler case)